Privacyverklaring

Koolmees.IT - Consigna. Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026.

Wie zijn wij

Consigna is een kassasysteem en administratie voor winkels, gemaakt door Koolmees.IT. Vragen over privacy stel je aan ruud@koolmees.it.

Twee rollen

• Voor de gegevens in deze verklaring (aanvragen via de website, contact en de gegevens van winkels die Consigna gebruiken) is Koolmees.IT zelf verantwoordelijk.
• Voor de gegevens die een winkel in Consigna zet, zoals die van inbrengers, klanten, leveranciers en medewerkers, is de winkel verantwoordelijk. Koolmees.IT verwerkt die alleen in opdracht van de winkel, volgens een verwerkersovereenkomst. Heb je daar een vraag over, bijvoorbeeld als inbrenger, stel die dan aan de winkel.

Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

• Demo aanvragen of contact via consigna.nl: naam, naam van de winkel, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en het internetadres (IP) waarvandaan het formulier is verstuurd (tegen misbruik). Waarvoor: contact met je opnemen. Grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang. Bewaard: een jaar.
• E-mail met ons: wat je ons stuurt, om je vraag te beantwoorden. Bewaard zolang dat nodig is voor de vraag of de klantrelatie.
• Winkels die Consigna gebruiken: naam en contactgegevens van de contactpersoon, adres, KvK- en btw-nummer en factuurgegevens. Waarvoor: de overeenkomst uitvoeren en factureren. Grondslag: de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht. Bewaard: zolang de overeenkomst loopt, en de administratie 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Inloggen in Consigna: bij elke inlog het internetadres (IP) en het apparaat, om misbruik te herkennen. Dit doet Consigna in opdracht van de winkel; de winkel ziet het in het Dagboek. Bewaard: een jaar.

Wie de gegevens nog meer verwerken

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): de server en de back-ups van Consigna, in een datacenter in Duitsland.
• Microsoft Ireland Operations Ltd (Ierland): het versturen en ontvangen van e-mail (Microsoft 365).
• Cloudflare: de website consigna.nl staat bij Cloudflare Pages. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf; doorgifte buiten de EU gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).

Koolmees.IT verkoopt geen gegevens en gebruikt ze niet voor reclame van anderen.

Cookies

Consigna gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te werken: om ingelogd te blijven (medewerkers, het klantenportaal en de tablet in de winkel). De taalkeuze wordt in de browser onthouden. Er zijn geen cookies voor statistieken of reclame. De website consigna.nl gebruikt ook geen tracking-cookies.

Beveiliging

Alles gaat versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden niet zelf bewaard, alleen als controlewaarde; inloggen kan met tweestapsverificatie. Elke winkel heeft een eigen, afgeschermde database. Meer staat in de verwerkersovereenkomst en de handleiding Beveiliging.

Je rechten

Je mag vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, te laten verwijderen of over te dragen, en je mag bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Mail daarvoor naar ruud@koolmees.it; je krijgt binnen een maand antwoord. Gaat het om gegevens die een winkel in Consigna heeft gezet, dan stuurt Koolmees.IT je verzoek door naar die winkel.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Er worden geen besluiten over je genomen door een computer alleen (geautomatiseerde besluitvorming).

Wijzigingen

Verandert er iets, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst was.